Bandung, BBF – Sekarang ini bisnis UMKM di Indonesia sedang berkembang pesat yang didorong oleh penetrasi teknologi digital dan pembaruan regulasi perpajakan yang masif.

Di tengah pertumbuhan ekonomi yang masif, manajemen administrasi keuangan, khususnya penagihan atau invoicing, menjadi pilar utama keberlanjutan arus kas sebuah unit usaha.

Sebuah survei pasar mengungkapkan, saat ini lebih dari 60% UMKM di Indonesia masih menggunakan Excel atau catatan manual untuk tagihan.

Cara ini dirasa masih berisiko dan kurang efektif, terlebih jika bisnis sedang menghadapi dengan volume transaksi yang melonjak tajam.

Padahal, seiring perkembangan teknologi digital, bisnis juga bisa beradaptasi dengan mengadopsi software invoice online untuk UMKM untuk meningkatkan efisiensi.

Daftar isi

Kenapa UMKM Perlu Invoice Digital

Banyak pelaku bisnis UMKM yang masih membebankan pengelolaan invoice secara manual, seperti spreadsheets yang dikenal fleksibel.

Namun, seiring dengan perkembangan skala bisnis, metode manual ini mulai menunjukkan batasan yang signifikan, seperti rentan kesalahan dan memakan waktu.

Ketidakefektifan ini terjadi karena banyak proses administratif yang perlu dilakukan, mulai dari input data pelanggan, perhitungan pajak, hingga pengecekan ulang nomor urut faktur.

Namun, batasan-batasan ini bisa diatasi dengan efektif melalui pemanfaatan software invoice online yang didukung fitur otomatisasi dan integrasi.

Melalui software invoice, perusahaan dapat membuat faktur digital dengan format yang konsisten dan desain yang mencerminkan karakter bisnis, sehingga berkesan di mata klien.

Sistem berbasis cloud juga memastikan seluruh arsip dokumen digital tersimpan dengan aman dari risiko kerusakan fisik atau kehilangan.

Fitur Wajib yang Harus Ada di Software Invoice

Sebelum memilih software invoice, ada baiknya untuk mengeksplorasi terlebih dahulu mengenai apa saja fitur-fitur yang dibutuhkan untuk mengelola invoicing.

Template Faktur Profesional

Software harus menyediakan berbagai pilihan template yang dapat disesuaikan dengan identitas merek perusahaan.

Pengingat Otomatis

Fitur pengingat jatuh tempo dikirimkan secara otomatis kepada pelanggan melalui email, WhatsApp, atau SMS. Dengan begitu, pengguna tidak perlu lagi manual follow-up satu per satu.

Integrasi Pembayaran

Dukungan integrasi ke berbagai metode pembayaran penting untuk mempermudah proses pembayaran yang fleksibel dan sistem dapat memperbarui secara real-time apabila sudah dibayarkan.

Aksesibilitas Cloud dan Mobilitas

Perangkat lunak berbasis web dan mobile membantu pengguna memantau penagihan dan menyetujui dokumen dari mana saja dan kapan saja secara real-time.

Keamanan Data dan Kontrol Akses Multi-User

Sebelum memilih software, Anda bisa memastikan apakah penyedia software telah memiliki standar keamanan internasional seperti ISO 27001 agar bisa menilai tingkat keamanan data yang tersimpan di dalam sistem nantinya.

Selain itu, fitur multi-user membantu pemilik bisnis untuk mengelola akses dengan lebih efektif dan efisien.

Daftar Software Invoice Terbaik untuk UMKM

Bagi Anda yang sedang mencari dan mengeksplorasi berbagai aplikasi dan software pendukung invoice di pasaran, berikut adalah daftar rekomendasi software invoice terbaik yang cocok untuk UMKM.

Mekari Jurnal

Mekari Jurnal merupakan software invoice online yang terhubung langsung dengan sistem akuntansi terintegrasi, sehingga proses penagihan dan pencatatan keuangan berjalan dalam satu ekosistem yang sama.

Solusi ini dirancang untuk bisnis dari berbagai sektor, mulai dari UMKM hingga perusahaan yang sedang bertumbuh.

Sistem dapat membuat pengguna membuat invoice secara otomatis menggunakan template profesional yang fleksibel dan dapat disesuaikan dengan identitas visual perusahaan.

Selain itu, status invoice dapat terpantau langsung, serta proses pengiriman juga bisa dijadwalkan agar siklus penagihan tetap konsisten dan terdokumentasi dengan baik.

Integrasi pembayaran melalui Mekari Pay memungkinkan pelanggan menyelesaikan transaksi langsung dari dokumen invoice.

Fitur pengelolaan invoice yang tersedia meliputi:

Template invoice profesional yang dapat disesuaikan
Pengiriman invoice melalui email dengan notifikasi pembayaran otomatis
Pemantauan status invoice secara real-time
Manajemen piutang dan pengaturan termin pembayaran
Sinkronisasi otomatis dengan modul akuntansi dan buku besar
Rekonsiliasi pembayaran tanpa entri data ulang

Paper.id

Paper.id merupakan aplikasi invoice yang cocok untuk manajemen freelancer, usaha dagang mikro, dan bisnis yang sering melakukan transaksi antar-bisnis.

Aplikasi ini dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis melalui pembuatan invoice dalam hitungan detik serta pengiriman via WhatsApp yang terintegrasi.

Paper.id juga mendukung berbagai metode pembayaran, mulai dari kartu kredit, transfer bank, hingga e-wallet, untuk pembayaran yang lebih mudah.

Xero

Xero adalah aplikasi invoice yang memungkinkan kolaborasi tim tanpa hambatan biaya tambahan, cocok untuk sektor agensi maupun startup.

Selain itu, Xero terkenal dengan dukungan integrasinya dengan ribuan alat produktivitas lainnya.

Fitur-fitur yang bisa Anda manfaatkan, seperti rekonsiliasi bank, pelacakan proyek dan profitabilitas per proyek, serta dukungan mobile apps.

QuickBooks

QuickBooks menawarkan pengelolaan invoice yang lengkap dan terintegrasi dengan ekosistem yang kuat.

Software ini cocok untuk digunakan pada bisnis ritel dan manufaktur kecil yang sudah membutuhkan analisis laporan keuangan yang detail.

Walau terasa memiliki fitur yang kompleks, dukungan komunitas global akan mendukung kurva pembelajaran yang terasa lebih mudah.

Zoho Invoice

Zoho Invoice merupakan aplikasi invoice online yang cukup populer pada bisnis skala kecil dengan anggaran terbatas.

Pengguna mendapatkan akses ke portal pelanggan yang memungkinkan klien mengelola tagihan mereka sendiri, yang biasanya hanya ada pada perangkat lunak yang lebih kompleks.

Fitur-fitur unggulan dalam Zoho, mulai dari self-service portal, pelacakan waktu kerja, dan manajemen biaya operasional.

FreshBooks

FreshBooks adalah software invoice online yang cocok untuk digunakan oleh konsultan, freelancer, maupun agensi kecil.

Software ini menyediakan tampilan antarmuka yang ramah pengguna dan fokus pada hal-hal yang benar-benar penting bagi bisnis jasa, yakni penagihan waktu dan manajemen pengeluaran.

Wave

Wave menawarkan software invoice yang terhubung dengan akuntansi dasar yang cocok bagi bisnis UMKM yang ingin mencoba integrasi invoicing dengan pembukuan.

Aplikasi ini sangat cocok bagi pebisnis kecil dan pemula, dengan fitur-fitur pembuatan faktur, pemindaian tanda terima belanja, laporan laba rugi dasar, serta tampilan yang bersih dan tidak membingungkan.

Invoice2go

Bagi pengusaha yang tidak banyak menghabiskan waktu di depan meja, Invoice2go bisa menjadi pilihan aplikasi invoice yang bisa diakses melalui mobile.

Pengguna dapat membuat dan mengirimkan faktur profesional langsung dari ponsel segera setelah pekerjaan selesai, meningkatkan probabilitas pembayaran tepat waktu secara signifikan.

Aplikasi ini cocok untuk bisnis lapangan, mengelola hubungan pelanggan dengan baik, serta memiliki fitur pengiriman invoice yang efektif.

Tips Memilih Software Invoice Sesuai Jenis UMKM

Anda bisa menentukan software invoice yang tepat dengan menyesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik segmen usaha Anda.

Jika melihat berdasarkan kebutuhan dan anggaran, Anda bisa menentukannya berdasarkan tiga kategori bisnis.

1. Freelancer/ Usaha Kecil

Jenis usaha ini utamanya membutuhkan solusi invoicing yang membantu menyederhanakan proses dasar dan terjangkau.

Utamakan template siap pakai dan fitur dasar pelacakan pembayaran.

2. Bisnis B2B/ Project-Based

Kebutuhan bisnis dalam kategori ini sering membuat penawaran (quotation) dan invoice ke perusahaan lain secara rutin. Oleh karena itu, membutuhkan kompleksitas yang lebih tinggi.

Fitur seperti manajemen uang muka atau pengaturan termin pembayaran yang fleksibel bisa menjadi prioritas. Adanya integrasi e-meterai bisa menjadi nilai tambah untuk meningkatkan keabsahan hukum dokumen.

3. Bisnis Volume Tinggi

Untuk usaha dengan banyak transaksi tiap bulan, prioritasnya adalah scalability dan integrasi.

Pilihan yang paling tepat untuk skala bisnis ini adalah software invoice yang terhubung dengan sistem akuntansi yang komprehensif.

software tersebut bisa menangani banyak invoice sekaligus dan dilengkapi dasbor analitik untuk memantau arus kas.

Kapan Invoice Saja Tidak Cukup?

Di tahap awal, aplikasi invoice yang hanya membuat dan mengirim faktur mungkin sudah cukup.

Namun saat bisnis tumbuh, kebutuhan akan sistem invoicing komprehensif semakin dibutuhkan untuk mengetahui apakah perusahaan menghasilkan laba bersih setelah dikurangi seluruh biaya operasional, pajak, dan penyusutan aset.

Invoice dan faktur merupakan bukti dokumentasi yang penting untuk memvalidasi transaksi yang mempengaruhi arus kas bisnis, sehingga berhubungan langsung dengan proses pembukuan dan laporan keuangan.

Kalau Anda ingin penagihan sekaligus pembukuan dan laporan keuangan lebih rapi, kamu bisa mempertimbangkan platform seperti Mekari Jurnal.

Melalui sistem yang menghubungkan langsung invoicing, pembukuan, dan laporan keuangan secara real-time, laporan keuangan yang dihasilkan lebih akurat untuk mendukung mengambil keputusan krusial.

Kesalahan Umum UMKM Saat Menagih Invoice

Selain tips untuk memilih software yang tepat, Anda juga perlu mengetahui kesalahan-kesalahan yang terjadi pada saat menagih invoice agar bisa dihindari

Beberapa kesalahan umum yang sering ditemukan dalam bisnis, di antaranya:

Tidak mencantumkan tanggal jatuh tempo yang jelas
Terjadi keterlambatan dalam pengiriman dokumen yang mengganggu siklus arus kas pelanggan
Arsip yang terfragmentasi karena tersimpan di berbagai tempat, baik itu di email, di folder komputer, atau di dalam lemari arsip fisik
Kegagalan dalam memonitor faktur yang sudah lewat jatuh tempo
Ketidakakuratan informasi pajak yang menyebabkan faktur ditolak oleh sistem

Penutup

Investasi pada software invoice yang tepat bisa membantu UMKM menjaga penagihan rapi, arus kas yang sehat, dan kepatuhan pajak yang aman.

Bagi pengusaha UMKM yang masih ragu, cobalah untuk mengevaluasi internal terhadap proses yang ada saat ini terlebih dahulu.

Apabila menemukan batasan atau tantangan yang menyebabkan keterlambatan arus kas, maka migrasi ke platform digital adalah solusi yang tepat.

Cobalah beberapa software di atas melalui versi demo atau masa uji coba gratis untuk menilai kecocokannya dengan model bisnis Anda.

Dengan dukungan software invoice terbaik, proses penagihan jadi lebih efisien dan risiko salah kirim atau terlewat pembayaran dapat diminimalkan. Semoga berhasil!

Follow dan kunjungi kami melalui: